Como gerenciar a escala de funcionários de forma automatizada?

Uma das atribuições de um gestor de buffet é fazer o controle da escala de funcionários. Por ser uma área na qual há uma jornada de trabalho estendida e a necessidade de cumprir funções nos finais de semana, é necessário ter atenção redobrada quanto a essa atividade.

Erros nessa prática podem comprometer os eventos da empresa. Algo comum é a falta de profissionais por motivos de conflito de agendas — que precisam trabalhar em outros locais ou possuem compromissos.

Outra possibilidade é escalonar funcionários que já não folgam há algum tempo e, com isso, comprometer a qualidade do trabalho devido ao cansaço deles. Esses erros também podem resultar em processos legais por infração da legislação trabalhista, o que gera multas e comprometimento financeiro.

Por esses motivos, é importante manter uma boa gestão da escala de funcionários. O ideal é automatizar esse processo e fazer um controle eficiente, garantindo que erros não sejam cometidos.

Pensando nisso, colocamos neste post as principais dicas para que você faça uma escala de funcionários automatizada e mais eficiente em seu buffet. Confira!

Monte uma planilha de escala de trabalho

Um primeiro passo para a automatização da escala de funcionários é montar uma planilha simples no Excel, permitindo a fácil visualização dos dias de trabalho de cada funcionário e seus eventos.

Você precisa ter uma visão clara da escala, de maneira a dimensionar as necessidades dos funcionários, conciliando a rotina de cada um. Além disso, a partir da constituição do modelo, é possível editá-lo facilmente, bem como enviá-lo para os colaboradores, agilizando o processo.

Como criar uma planilha para o seu buffet

Se você nunca realizou esse tipo de tarefa e faz tudo de forma manual, é interessante aprender como produzir um modelo no Excel que pode ser aplicado facilmente na gestão do seu buffet.

O formato mais prático é colocar o nome de cada funcionário nas linhas da planilha e as informações da escala nas colunas — primeiro, seu cargo ou função, depois, o calendário do mês, indicando seu status para cada dia.

Os status dos funcionários devem ser feitos conforme as rotinas de trabalho do buffet. Se o negócio realiza diversos eventos no dia e funciona por turnos, é indicado que essa seja a nomenclatura na planilha. Veja o exemplo abaixo:

No exemplo, a escala é feita por turnos (T1, T2 e T3), indicando o horário que o profissional trabalhará no dia. As folgas também são indicadas e cada opção possui uma cor distinta, ajudando em sua compreensão.

Além disso, é indicado criar regras e configuração de automação para facilitar seu preenchimento. Algumas muito utilizadas são:

• alteração de cor para cada turno, tipo de evento e status de trabalho (folga ou não);
• alertas ou bloqueio de trabalho quando o profissional não recebe folga dentro de um período específico de trabalho;
• soma de dias, turnos, eventos e horas trabalhadas no período para controle da empresa;
• preenchimento de escala conforme regra estabelecida (6×1, 5×7 etc.).

Por fim, configurações mais avançadas podem ser feitas para otimizar o trabalho de gestão de funcionários, como o uso dessa planilha para garantir que cada evento ou turno possui o total de profissionais necessários.

Para isso, pode-se incluir uma aba de controle dos eventos, na qual uma coluna é destinada ao total de funcionários necessários. Ao seu lado deve-se incluir uma formatação que busca e soma o total de profissionais escalados no mesmo dia e turno na planilha de escala de trabalho. Se o valor for o mesmo, tudo está certo. Cores podem ser usadas aqui também.

Profissionais experientes e qualificados para usar a ferramenta são necessários para esse tipo de configuração. Isso porque a prática demanda tempo e, quando feita de forma errada, pode gerar problemas e apresentar números errados, atrapalhando a gestão.

Conheça as regras da CLT

É imprescindível que a pessoa responsável pela montagem da escala saiba o que a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) afirma sobre o tema, especialmente acerca da obrigatoriedade de uma folga semanal.

O texto da lei, no Artigo 67, afirma o seguinte:

“Art. 67 – Será assegurado a todo empregado um descanso semanal de vinte e quatro horas consecutivas, o qual, salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do serviço, deverá coincidir com o domingo, no todo ou em parte.

Parágrafo único – Nos serviços que exijam trabalho aos domingos, com exceção quanto aos elencos teatrais, será estabelecida escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito à fiscalização.”

Ou seja, é necessário que você preveja, pelo menos, uma folga semanal para todos os funcionários e que, no mínimo, uma vez por mês, ela coincida com um domingo, de forma a atender as obrigações legais.

Mantenha um canal de contato direto com todos os funcionários

Para divulgar as escalas de trabalho, bem como comunicar qualquer alteração, caso seja necessário, estabeleça uma forma de contato direto com os funcionários.

Assim, você terá controle de que todos os envolvidos estão conscientes e devidamente avisados das escalas mensais. Na mesma medida, qualquer mudança poderá ser prontamente anunciada e será viável unificar o canal para resolver qualquer dúvida sobre o assunto.

Tenha um software de gestão

Por fim, mas não menos importante, uma das melhores formas de automatizar a administração da escala de funcionários é por meio da utilização de um software de gestão específico para buffets. O próprio sistema concilia a situação de forma a atender às exigências das leis trabalhistas nacionais, facilitando a elaboração do cronograma de serviço.

Benefícios do sistema de gestão

No que se refere ao gerenciamento da escala de funcionários, um software de gestão permite realizar o cadastro de cada profissional, sua rotina de trabalho e acompanhar seu desenvolvimento dentro da empresa.

Além disso, para o negócio, traz benefícios como gerenciamento de processos, agilidade na elaboração e envio de orçamentos, controle de lucros e custos, elaboração de fluxo de caixa, coordenação das datas de eventos confirmados, otimização de tarefas e redução de custos.

De forma geral, um software de gestão é muito benéfico e ajuda em todas as frentes do negócio — não apenas no controle de funcionários. Além disso, sua adoção vai de acordo com as tendências do mercado, onde os negócios de sucesso usam, cada vez mais, a tecnologia.

Fica evidente que uma escala de funcionários eficiente é fundamental para o bom funcionamento de qualquer buffet. Além disso, quando feita de forma automatizada, por meio de um sistema de gestão, o processo fica mais fácil, prático e a empresa ganha diversos benefícios que geram excelência na entrega de seus serviços.

Sabendo disso tudo, acha que é o momento de investir num sistema para controlar melhor sua escala de funcionário e otimizar outros processos dentro do seu buffet? Então, entre em contato conosco hoje mesmo e solicite uma demonstração!