O que um sistema de eventos precisa ter para ajudar seu buffet

Quando um evento é fechado no buffet, começa uma verdadeira corrida contra o tempo. É chegada a hora de planejar, comprar e preparar tudo para o grande dia. Se as informações estiverem desencontradas ou forem de difícil acesso, as chances de que você erre algum detalhe vão lá em cima. Para tornar tudo mais simples, um sistema de gestão traz a tecnologia como aliada, mas sem as ferramentas certas ele não vai ser útil.

Para não errar na escolha, veja a seguir o que um sistema de eventos precisa ter para ajudar seu buffet.

Cadastro de clientes

É importante que o sistema de eventos conte com a funcionalidade básica de fornecer um cadastro de clientes. Além de ser importante para conhecer a fidelidade dos clientes e saber quais estão inativos, manter um cadastro atualizado permite que você tenha acesso a informações de contato e outras preferências.

Caso você precise tomar uma decisão, em vez de ter de procurar o telefone do cliente perdido entre centenas de papéis e contratos, basta acessar o sistema e identificar como contatar o responsável pelo contrato do evento.

Detalhes definidos pelos clientes

Cada evento é único e isso se deve às necessidades específicas de cada cliente. Cada pessoa que fechar um contrato vai querer um cardápio, uma decoração e assim por diante. Além disso, muitos clientes fornecem outros detalhes extras que precisam ser seguidos à risca – como a necessidade de um prato vegetariano, por exemplo.

Embora possa parecer fácil dar conta de tudo isso, quando você tem vários eventos seguidos é impossível lembrar de cabeça tudo o que cada cliente quer. Para ajudar o seu buffet, portanto, o sistema de eventos precisa contar com uma listagem com todos os detalhes e exigências dos clientes para que você possa montar o evento perfeito.

Cálculos de fornecimento

Imagine que você possui três eventos em um determinado período e que eles possuirão alguns pratos em comum. Quanto ao resto, tudo é diferente: quantidade de pessoas, tipo de evento e pratos a serem servidos. Como calcular corretamente tudo o que será necessário para não causar desabastecimento nem levar prejuízo pelo excesso?

Simples: com um sistema de eventos que conte com cálculo de fornecimento. Com essa funcionalidade, você vai saber a quantidade do que deve comprado, inclusive em relação a grupos de eventos. Com isso, dá para fazer pedidos maiores e economizar com o fornecedor.

Emissão de lista de compras

Para o evento ser perfeito, não pode faltar nada que o cliente pediu. Para isso, é preciso caprichar nos pratos, na decoração e na organização. Se ficar faltando um ingrediente ou material, tudo pode ir por água abaixo.

Assim, um sistema de eventos eficiente também é aquele que possui a funcionalidade de emissão de lista de compras. Com ela, você consegue imprimir tudo o que precisa ser comprado e não se esquece de nada.

Registro de movimentações financeiras

Geralmente os buffets possuem um tipo de pagamento próprio, em que parte é paga antes e a outra parte depois. Se você não mantiver um controle sobre isso, corre o risco de deixar um cliente sem pagar ou de cobrar a mesma pessoa duas vezes.

Além de isso causar prejuízo, também pode prejudicar a sua organização e a sua reputação. Por isso, um bom sistema de eventos também permite que você realize um registro de movimentações financeiras, anotando todos os recebimentos e gastos.

Para ajudar o seu buffet, um sistema de eventos precisa contar com um cadastro de clientes, espaço para detalhes de cada evento fechado, cálculo de fornecimento e emissão de lista de compras. O registro de movimentações financeiras, por sua vez, ajuda o seu negócio a não levar prejuízo e a manter o controle sobre o orçamento. No fim, com todas essas funções fica mais fácil realizar eventos que atendam às expectativas dos clientes e que gerem satisfação com o seu buffet.

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