Como utilizar um software de eventos pode aumentar a produtividade da sua equipe

Organizar eventos não é uma tarefa simples, são diversas responsabilidades e atividades que devem ser feitas para chegar ao melhor resultado — como busca por fornecedores, local, compra ou aluguel de materiais, produção de conteúdo, etc. Para lidar melhor com esse desafio, muitas pessoas optam por usar um software de eventos.

Essa ferramenta, quando bem selecionada, traz diversos benefícios para seus usuários. Entre eles, a otimização das tarefas, o maior controle dos processos e até mesmo a possibilidade de aumentar a produtividade da equipe. Tudo isso, resulta num negócio mais eficiente e competitivo.

Pensando nisso, colocamos abaixo as principais informações sobre o software de eventos, mostrando como essa ferramenta pode ser usada para melhorar os resultados do seu negócio. Confira!

O que é um software de eventos?

É uma plataforma que automatiza as atividades e processos que envolvem a organização e execução de um evento. O sistema permite realizar várias funções, dentre as quais pode-se citar:

• checklists de atividades;
• controle de entregas;
• cadastro de fornecedores;
• cadastro de participantes de eventos;
• cadastro de clientes do negócio;
• orçamento de eventos;
• criação de cronograma e alertas;
• controle de funcionários e atividades do time;
• controle financeiro — faturamento e custos;

Por que usar esse sistema no seu negócio?

Para muitas pessoas, investir nessa ferramenta não é algo útil, afinal, todas essas tarefas podem ser controladas por planilhas, correto? Porém, a eficiência de todas elas é muito maior com um sistema automatizado.

Além disso, as chances de erro com o software são muito menores, uma vez que o sistema é inteligente. Sem contar que todo o trabalho necessário para criar esses controles é eliminado, deixando o time focado em apenas definir as estratégias de seus eventos e executá-los com perfeição.

Por fim, a tecnologia está presente na vida da maioria das pessoas e nos processos das empresas. Dessa forma, manter um negócio que não aproveita os seus benefícios, o deixa defasado e provavelmente menos competitivo no mercado.​

Qual os benefícios de usar essa ferramenta?

Automatizar tarefas

Com um software, é possível automatizar diversas atividades da equipe, reduzindo o tempo necessário para organizar os projetos. Além disso, é possível manter checklists e outras informações salvas, aumentando ainda mais a agilidade dos funcionários.

Medir resultados

Uma das diversas funcionalidades da ferramenta é oferecer uma visão completa dos resultados de cada evento, apresentando gastos totais, receitas, atividades realizadas, custos e lucros.

Criar alertas

Outro benefício oferecido pelo software de eventos é a possibilidade de criar alertas e notificações sobre os prazos de cada atividade. Com isso, é mais difícil perder os prazos de entregas e comprometer o resultado dos eventos.​

Manter histórico de dados

Usando um software também é possível manter o histórico dos dados e informações dos eventos. Com isso, pode-se identificar pontos de melhoria nos processos ou facilitar a execução de novos projetos que precisam dos mesmos processos.

Como o software de eventos aumenta a produtividade da equipe?

Como falamos, essa ferramenta pode ser usada para aumentar a produtividade do time, mas como isso funciona realmente? Basicamente, ao adotar o software, o time não precisa mais despender tempo com funções repetitivas e trabalhosas, como a construção de uma planilha, e podem se dedicar apenas às funções estratégicas de sua execução.

Dessa forma, se aproveita melhor as habilidades de cada funcionário. Além disso, ao realizar essas funções repetitivas, é comum que o colaborador acabe se desgastando, o que reduz a qualidade de seu trabalho. Por isso, a ferramenta também ajuda a manter o time sempre produtivo.

Fica evidente que o uso de um software de eventos é fundamental para manter o seu negócio competitivo e garantir os melhores resultados no mercado. Os benefícios são diversos e o retorno do investimento garantido!

Gostou de saber mais sobre o software de eventos e seus benefícios? Acha que é o momento de usar essa ferramenta? Então entre em contato com a o Sistema Chef, solução especializada em produção e organização de eventos, e comece a aproveitar todos esses benefícios no seu negócio!