Descubra como fazer um calendário para organização de clientes!

Quando se trabalha com planejamento de eventos, é essencial manter a organização para não perder prazos ou esquecer itens importantes que prejudicam o resultado final de um projeto. Para isso, é fundamental ter um bom planejamento de datas, usando um calendário para organização de clientes.

Muitos organizadores usam agendas ou planilhas de papel para fazer esse controle, com o intuito de ter uma visualização completa das tarefas e também poder fazer consultas em qualquer local. Porém, essa prática não é tão eficiente e há grandes chances de que material seja perdido ou sofra algum dano, o que resulta em retrabalho para o time.

Existem, no mercado, outros meios que tornam esse controle mais simples e eficiente. Pensando nisso, colocamos abaixo dicas de ferramentas e o que incluir no seu calendário de organização de clientes para otimizar seu planejamento! Confira!

Adote uma planilha no computador

A primeira dica é abandonar o papel e usar o seu computador para tornar esse processo mais eficiente. Use uma planilha do Excel para integrar todos os controles que devem ser feitos para que um evento aconteça.

Use as abas da planilha para diferenciar os diferentes controles, como pagamentos, checklist de confirmações, lista de clientes, etc. A primeira aba deve ser seu calendário. Nela, coloque cada evento em uma cor, de modo que seja possível identificar as atividades que devem ser feitas para cada um deles de forma distinta e ainda ter uma visão completa do negócio.

O Excel permite a configuração de fórmulas que automatizam tarefas, como cálculos de gastos, confirmações e até mesmo notificações de erros. Dessa forma, com uma planilha bem construída, você elimina retrabalho e tem mais tempo para organizar as tarefas.

Além disso, com o seu smartphone ou tablet, é possível acessar a planilha de forma remota. Sendo assim, ao visitar um fornecedor ou cliente, você pode abrir a planilha e verificar tarefas, preços e até mesmo simular orçamentos em tempo real.

Use um checklist por categorias

Um item fundamental no seu calendário para organização de clientes são os checklists. Essa ferramenta permite controlar de forma simples o que é preciso realizar, comprar, solicitar e fazer para que o evento ocorra.

Use categorias para facilitar seu trabalho e não se esquecer de nada em cada etapa de planejamento. Por exemplo, defina as tarefas e itens necessários em relação ao ambiente do evento, local, estrutura, aluguel, pagamento, segurança, etc.

Crie listas padrões para cada frente de trabalho e use esses modelos nos demais eventos, incluindo ou retirando itens que não serão necessários. Quanto mais completo for o seu modelo padrão, mais fáceis serão os próximos eventos.

Configure lembretes de notificação

Outra atividade que ajuda a manter seu calendário de eventos bem organizado é o uso de ferramentas de notificação, como um aplicativo de celular ou até mesmo a função de alarmes do smartphone.

Tarefas como confirmação de pagamentos, funcionários ou entrega de itens do evento podem ser facilmente esquecidas e isso prejudica o resultado do serviço final. Os alarmes são uma maneira simples de lembrar que algo ainda não foi feito.

Considere um software de gestão

Por fim, considere o uso de um software de gestão para realizar não só o planejamento de seu calendário para organização de clientes mas também outras funções de gestão, como elaboração de orçamento; escalas de funcionários; controle de recebimentos e pagamentos; programação de compras; entre outras atividades fundamentais para o bom funcionamento do negócio.

Existem soluções totalmente integradas, permitindo que todos os funcionários realizem suas tarefas no mesmo sistema, fornecendo uma visão geral para o proprietário. Além disso, como medida de segurança, cada funcionário possui acesso apenas ao que for definido para ele, tornando essa solução muito atrativa para organizadores de eventos.

Independentemente do formato escolhido, é preciso manter o calendário atualizado e bem organizado. Dessa forma, ele fica funcional, você não corre riscos de esquecer nenhuma tarefa importante e seu evento será um sucesso!

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