24/02/16 | Gestão de Buffets | Nenhum comentário
Administrar uma empresa requer uma quantidade mínima de conhecimentos sobre certos termos e assuntos. Pessoas que trabalham com buffet precisam seguir as mesmas regras que existem para qualquer outra empresa, considerando as particularidades de seu negócio. É importante que o gestor entenda o fluxo de caixa para viabilizar melhores investimentos e controlar corretamente as receitas e despesas. Veja como fazer esse controle, seguindo as dicas abaixo!
É importante separar corretamente as receitas e despesas. Esteja ciente de tudo que compõe as despesas de seu buffet e assinale-as na planilha com um sinal de menos (-) ou então registre no software de gestão que utiliza. Existem despesas que são fixas e outras são variáveis e é importante identificar cada grupo, já que as fixas sofrem variação muito baixa enquanto as variáveis estão muito relacionadas à produção/venda dos produtos/serviços. Crie categorias para suas receitas e despesas fixas/variáveis.
Para as despesas, considere:
E assim por diante. Nunca se esqueça de diferenciar despesas fixas (como impostos, serviços de consumo, aluguel, salário dos funcionários) das variáveis (como fornecedores).
Para as receitas, é bom que identifique as diferentes formas de recebimento, como:
O importante é que tanto as receitas quanto as despesas fiquem bem definidas, sem deixar margem de dúvidas quanto ao que se referem e quanto ao dinheiro que foi recebido/gasto.
O fluxo de caixa deve estar atrelado a metas e prazos que devem ser definidos conforme o porte e as necessidades de seu buffet. É preciso contemplar um horizonte e controlar o fluxo de caixa conforme essa meta e esse período. Trata-se do ciclo operacional da empresa. Esse prazo pode ser de um ano, alguns meses, ou até mais de um ano. Considere as épocas de melhor movimentação para seu negócio, em que aparecem mais clientes ou em que as possibilidades de montagem do buffet são maiores. Trata-se da necessidade de ter um referencial para organizar-se melhor.
Outro modo de ter um referencial é estabelecendo uma rentabilidade média para seu negócio. A partir dessa média, você terá como avaliar o desenvolvimento de seu buffet. O cuidado que se deve ter é o de não definir lucros exagerados (acima do potencial de sua empresa e das condições do mercado específico) ou lucros muito baixos (que não compensam permanecer com o negócio).
De forma simples, qualquer negócio só vale a pena quando há um equilíbrio entre as despesas e o lucro – se há mais despesas do que lucro, há prejuízos; se é necessário colocar dinheiro pessoal (do seu bolso e não do caixa) para suprir necessidades da empresa, é sinal de rentabilidade abaixo do esperado e, portanto, há prejuízos. O interessante é trabalhar para cortar gastos e aumentar os lucros, mas sempre dentro de uma perspectiva realista.
Não tente administrar o fluxo de caixa sem considerar as perdas: elas estão sempre presentes. As perdas podem vir com os alimentos estragados, com a inadimplência dos clientes, com a perda de materiais em geral, com atrasos na entrega/recebimento, com a desistência de negócios que já pareciam concretizados, com investimentos mal sucedidos. É preciso aplicar um percentual de perdas sobre as entradas para otimizar seu controle financeiro.
Trace estratégias que contribuam para reduzir as possibilidades de perdas, especialmente por parte de seus clientes. Se diminuir a margem de pagamentos a prazo, você terá mais capital de giro em seu caixa. Para isso, você pode fazer promoções que incentivem os clientes a pagarem à vista ou em menor número de parcelas; pode oferecer bônus e vantagens para reduzir a taxa de inadimplência e atraso. O importante é que o dinheiro circule de forma mais concreta no caixa.
Para facilitar o trabalho de visualização e comparação de despesas e lucros, recomenda-se criar centros de custos e de lucros, bem como centro de custos/lucros. Os gráficos ajudam a entender melhor a situação do fluxo de caixa, pois sintetizam as informações em imagens relacionadas entre si. Pode ser que, a princípio, isso pareça mais difícil e complicado, mas logo o gestor perceberá que trabalhar com gráficos simplifica o processo, permitindo uma análise mais apurada e agilizando os resultados. Para criar esses centros, defina:
É importante que faça o acompanhamento contínuo do fluxo de caixa, todos os dias, para garantir maior controle sobre as entradas e saídas. Com o contínuo acompanhamento, será possível fazer melhores previsões e até evitar perdas e danos (evitar ou prever perda de um cliente e atrasos; negociação com fornecedores de modo a obter melhores prazos; optar por financiamentos/empréstimos mais atrativos).
Esteja sempre atualizado, revisando seu orçamento e adaptando seu plano de negócios às novas exigências do mercado e às novas necessidades de seu buffet. Periodicamente, faça novas projeções, ou seja, atualize seu horizonte, estabelecendo novas metas e prazos.
Todo esse processo de controle vai se tornar bem mais simples e prático se você usar um software para gerenciar o fluxo de caixa. A automação dos processos agiliza os resultados, oferece mais segurança e otimiza o fluxo de informações, organizando com eficiência superior todos os centros de seu buffet. Existem, inclusive, programas especializados para gerenciamento de buffets, voltados para suas necessidades e respeitando as características do negócio (clique aqui para saber mais).
Já segue essas dicas em seu buffet? Já possui um software para gerenciamento do fluxo de caixa? Para aprender mais sobre o assunto, leia nosso artigo sobre como fazer um fluxo de caixa em empresas de buffet.
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