Organização de eventos: saiba o que fazer para evitar imprevistos

Planejar um evento é sempre um grande desafio: tem o contato com os fornecedores, a definição da logística, gerenciar a escala dos funcionários e, é claro, também é preciso agradar os convidados.

É possível minimizar imprevistos, otimizar os processos e entregar bons resultados quando se tem um planejamento bem executado. Por isso, organização e comprometido são palavras-chave para que tudo ocorra bem.

Neste post vamos listar cinco dicas de como fazer uma boa organização de eventos, e explicar o que você pode fazer para minimizar os imprevistos. Vamos conferir?

1. Preste atenção nos detalhes e defina um objetivo

Dar importância a todos os detalhes é a primeira coisa que você precisa fazer. E isto se encaixa em uma estratégia bem definida: defina o público que você deseja alcançar e os objetivos do evento. Por esse motivo, faça a seguinte pergunta antes de começar tudo: onde quero chegar com esse evento?

Após responder à pergunta, comece a detalhar todas as etapas do seu planejamento. Mas lembre-se que quando você for definir suas estratégias, é importante não esquecer dois pontos: a tecnologia e os fornecedores.

2. Seja criativo e inove sempre

Mais do que acertar no tema do seu evento, pensar fora da caixinha é fundamental! Isto é, seja criativo e busque soluções diferenciadas. E como ser original e criativo? A pergunta parece difícil, não é mesmo? Mas pode ter certeza que não é um bicho de sete cabeças!

Por exemplo, se você optar por um lugar inusitado, é importante que você defina uma programação inovadora. Para isso, você pode planejar jogos e experiências que sejam atrativas e envolvam todos os sentidos dos convidados. Entenda o que é cenografia e como ela pode te ajudar a criar eventos incríveis!

3. Monte o cronograma para todas as ações

Ter um cronograma e definir prazos ajuda na organização do seu evento — mas não pense que o cronograma acaba assim que o evento começa, tá bem? — Por isso, trace algumas variáveis que precisam entrar no seu cronograma: quem participará da equipe? Quando contratarei os fornecedores? Quando realizarei os pagamentos? Os convidados serão chamados com que antecedência?

Essas perguntas, com certeza, ajudarão muito no planejamento. Inclusive antes, durante e depois do evento.

4. Tenha uma boa relação com a equipe

Nós sabemos que é impossível planejar um evento sozinho. Diante disso, montar uma equipe competente, com expectativas semelhantes e habilidades que se complementam é fundamental. Mas isto não é o bastante!

Você também precisa ser um bom líder: conheça bem a sua equipe, seja participativo, conheça o grau de maturidade de cada funcionário, reconheça os seus erros e tome iniciativas que inspirem o coletivo. Esses detalhes podem ser determinantes durante a organização do evento.

5. Acompanhe o evento de perto

Por último, no dia do evento, esteja com o seu cronograma em mãos para confirmar que tudo está indo como planejado e fique atento para qualquer imprevisto que possa vir acontecer.

Como você pôde ver, o trabalho de realizar uma boa gestão de eventos não é uma tarefa muito difícil. Requer atenção e a produção de uma checklist já facilita bastante a sua organização, podendo minimizar erros.

Evite imprevistos na organização de eventos

Chegou o grande dia e você não quer que nada dê errado, não é mesmo? Mas… imprevistos acontecem! Por isso, é preciso estar preparado para solucioná-los. Para garantir que tudo ocorra bem no dia do seu evento, reunimos algumas dicas que ajudarão você a evitar imprevistos.

• Prepare a documentação com antecedência: é importante ter todas as permissões e alvarás prontos o quanto antes.
• Planeje a quantidade de bebidas e alimentos: faça uma margem de consumo sempre acima do esperado, pois a falta de bebida e alimentos pode fazer com que o seu evento termine antes do esperado.
• Evite a falta de energia elétrica: confira se no local do evento há um gerador de energia. Caso não, é importante que você providencie um externo para emergências.

Viu como não é difícil planejar um evento e evitar que imprevistos aconteçam? Seguindo as nossas dicas, os seus eventos serão de sucesso!

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